Requisitos de presentación de informes e impuestos para empleadores de pequeñas empresas

Obtener un Número de Identificación de Empleador

Antes de contratar a su primer empleado, debe obtener un Número de identificación de empleador (EIN). También se lo denomina FEIN (Número de identificación de empleador federal) o identificación fiscal, del IRS. El número es necesario para informar y presentar impuestos sobre el empleo. Para obtener un EIN, puede solicitarlo en línea de forma gratuita.Obtenga más información sobre cómo solicitar un EIN.

Establecer un sistema de nómina para retener impuestos

El IRS exige que usted mantenga registros de los impuestos sobre el empleo durante al menos cuatro años. Mantener buenos registros también puede ayudarle a controlar el progreso de su negocio, preparar estados financieros, identificar las fuentes de ingresos, llevar un registro de los gastos deducibles, preparar sus declaraciones de impuestos y respaldar los elementos declarados en las declaraciones de impuestos.

Retención del impuesto sobre la renta federal

Todos los empleados deben proporcionar a su empleador un formulario de exención de retención W-4 firmado para que pueda retener la cantidad correcta de sus cheques de pago. En el formulario W-4, los empleados le informan cuántas deducciones están reclamando para fines impositivos. Debe solicitarles a los empleados que completen un nuevo formulario W-4 cada año si desean cambiar sus deducciones. Para obtener información más específica, lea la Guía de impuestos para empleadores del IRS o visite irs.gov .

Verificar la elegibilidad del empleado

La ley federal exige que los empleadores verifiquen la elegibilidad de un empleado para trabajar en los Estados Unidos. Dentro de los tres días posteriores a la contratación, los empleadores deben completar el Formulario I-9, verificación de elegibilidad de empleo , para confirmar la ciudadanía del empleado o su elegibilidad para trabajar en los EE. UU. Para verificar la ciudadanía, los empleadores solo pueden solicitar la documentación especificada en el formulario I-9.

Los empleadores deben mantener archivado el I-9 de cada empleado durante tres años después de la fecha de contratación o un año después de la fecha de despido del empleado, lo que ocurra más tarde.

NOTA: Los empleadores pueden usar la información extraída del Formulario I-9 para verificar electrónicamente la elegibilidad de empleo de los empleados recién contratados registrándose en E-Verify . 

Reportar nuevas contrataciones al Estado

Todos los empleadores deben informar sobre los empleados recién contratados y recontratados al Registro de Nuevos Empleados de California dentro de los 20 días posteriores a su fecha de contratación o recontratación.

Presente sus impuestos

Cada año, los empleadores deben informar el monto de los salarios pagados y los impuestos retenidos para cada empleado en una declaración federal de salarios e impuestos. Este informe se presenta mediante el Formulario W-2, declaración de salarios e impuestos que los empleadores deben completar para cada empleado. 

Los empleadores deben enviar a la Administración del Seguro Social la Copia A de los formularios W-2 de sus empleados antes del último día de febrero para informar los salarios e impuestos de sus empleados correspondientes al año calendario anterior. Además, los empleadores deben enviar copias de los formularios W-2 a sus empleados antes del 31 de enero del año siguiente al período de informe. Visite ssa.gov/employer para obtener más información.

Recursos destacados

Contrata a tu primer empleado

La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA) explica cómo iniciar el proceso de contratación y asegurarse de cumplir con las regulaciones federales y estatales clave.

No lo

Nolo, anteriormente conocida como Nolo Press, es una editorial del Área de la Bahía que produce libros y software legales para hacerlo usted mismo que reducen la necesidad de que las personas contraten abogados para asuntos legales simples.

Cómo contratar a tu primer empleado: 13 cosas que debes hacer

Una lista de tareas para nuevos empleadores elaborada por Nolo, una editorial de asesoramiento jurídico con sede en Berkeley.

Asistencia en la contratación para encontrar talento local

La Oficina de Desarrollo Económico y Laboral sabe que encontrar buenos talentos en un mercado como el de San Francisco puede ser un desafío, pero el Equipo de Participación de Empleadores está aquí para ayudar. Personalizamos nuestros servicios en función de las necesidades de cada empresa. Nuestros servicios van desde simplemente presentar candidatos calificados y seleccionados que se ajusten a los requisitos de su trabajo hasta ayudarlo a programar entrevistas en nuestras instalaciones de contratación. También podemos ayudarlo a conectarse con eventos de contratación locales. 

Créditos e incentivos fiscales

Algunos empleadores pueden ser elegibles para miles de dólares en créditos e incentivos fiscales locales, estatales y federales basados en la contratación y otros gastos comerciales. Descubra si su empresa califica.

Servicios de redes de empleo de CityBuild

Los servicios de redes de empleo de CityBuild de la Oficina de Desarrollo Económico y Laboral conectan a los contratistas con trabajadores calificados residentes de San Francisco. CityBuild mantiene una base de datos de más de 4000 trabajadores locales y puede ayudar a los contratistas a cumplir con los requisitos de contratación de personal.

Asistencia en respuesta a despidos

La Oficina de Desarrollo Económico y Laboral puede brindar servicios a través de nuestro Programa de Respuesta Rápida que lo ayudará a facilitar la transición de su fuerza laboral cuando no se pueda evitar un evento de reducción de personal. El personal llevará a cabo orientaciones presenciales o virtuales con nuestros socios del Departamento de Desarrollo del Empleo y otras agencias apropiadas. Informaremos a sus empleados sobre los recursos y servicios que pueden ayudarlos a solicitar el seguro de desempleo, acceder a orientación profesional y opciones de atención médica.